Esta técnica consiste en cinco emails. Aplica a equipos, desarrollo de proyectos, colaboraciones, proveedores e incluso – bien educado – con clientes y jefes. Esencial para lograr la ultraproducitivad en tu correo electrónico.

1. Email noche de antes

Correo electrónico con la planificación del día siguiente. Envió solo a las personas que intervengan con:

• Necesidades del que envía y de los que reciben (empatía).
• Próximos pasos a tomar.
• Qué posibles interacciones podrían ocurrir que requerirán posibles dudas o preguntas.
• Fechas / horas límite para cada requerimiento
• Consideraciones.

2. Email mañana (entre 9 am – 11 am)

Correo electrónico con las interacciones unificadas y la acción sobre los pasos que se estipularon y acordaron en el correo de la noche anterior.

• Interacciones requeridas. Detallar todas las interacciones en un solo email, estructurando el correo por temas.
• Especificar qué interacciones son urgentes (respuesta inmediata), cuales prioritarias (a lo largo del día) y qué otras pueden esperar a mañana u otro día.

3. Email mediodía (entre las 1:30 pm – 3 pm)

Correo electrónico con el objetivo de petición de urgencias, prioridades y necesidades fuera de lo planificado.

• Siempre dirigido solo a las personas que intervienen.
• Fechas límite de aquello que se persigue en el email.

4. Email tarde (entre las 4:30 pm – 7 pm)

Correo electrónico con la revisión de compromisos, imprevistos y el cumplimiento de objetivos diarios y trabajos pendientes.

5. Email noche (entre las 8:30 pm – 10 pm)

Misma descripción y objetivos que el #1.

Consideraciones sobre la ultraproductividad del correo electrónico

Aplican a los cinco (cuatro si no cuentas la repetición del #5) correos:

• Vas a necesitar trabajar por unificar correos en un solo email. Tu misión es educar, ayudar, guiar y corregir, al principio.
• Especificar en los asuntos lo más claro posible aquello que se necesita y cual es el objeto descriptivo del propio correo electrónico.
• Para temas que se necesita una explicación de más de tres líneas: llamada telefónica o audio (los que tengan WhatsApp / iMessage)
• Si un email pasa de una cadena de cuatro correos y no se encuentra la solución. Opta por llamada rápida entre todas las partes implicadas.
• Prohibido enviar correos sin una “llamada a la acción” clara.
• Restringir el envío de correos que contengan lo siguiente: “imposible” / “no puedo” / “no tengo ni idea” / “No” / “no llego” / “no estaré” / …. En lugar de cualquiera de esas limitaciones, enviar propuesta positiva que acabe en algo práctico y la otra parte pueda utilizar. Ejemplo: «¿Reunión el jueves a las 19h?” – respuesta: “imposible…”. Error. La respuesta sería algo así como: «esa hora está comprometida, aquí las tres / cuatro opciones en las que si podría. De no encajar ninguna, propón tú y lo adaptaré.»

Dominar el email es más que posible. solo necesitas cinco correos para cada uno de los proyectos, iniciativas o clientes con los que trabajas.

Atribución: Joseph Hunkins.