Hace dos semanas descubrí, por casualidad, una nueva técnica de ultraproductividad. Fue de forma involuntaria y hasta dolorosa, pero sucede como algunos grandes descubrimientos. Pasan por accidente pero crean un gran precedente. Es la técnica que he bautizado como agenda cero.

Cómo funciona mi planificación de agenda

La noche de antes elijo cuáles serán las cuatro o cinco responsabilidades críticas (trabajo importante), las dos o tres responsabilidades prioritarias, las dos urgentes y la responsabilidad que más me llena. Todas a nivel personal y profesional. Entonces, llega el día siguiente y empiezo por el trabajo importante (las críticas), siempre primando por las más aburridas y complejas primero.

Cómo descubrí la técnica de agenda cero

Actualmente he cambiado de sistema de planificación diaria, a pesar de que sigo creando mi agenda de trabajo el día anterior. Ahora ya no lo hago en una libreta Moleskine a mano, ahora llevo mi agenda en una hoja en Evernote llamada «To-Dos». Dentro de esa hoja está el trabajo que necesito hacer ese día, el día siguiente, y quizá, algunas responsabilidades que voy derivando para algunos días posteriores, al no querer llenar demasiado cada día. Usualmente son tres o cuatro días como máximo. Estoy acostumbrado a no hacer planificaciones con antelación. He aprendido que trabajar en el presente es mucho mejor, más efectivo y ultraproductivo que planificar lo que vas a hacer.

Bien, dentro de este sistema de trabajo, sucedió algo fuera de lo común. Mientras limpiaba el monitor de mi ordenador portátil y el teclado, al estar encendido cuando lo hacía, borré todo el contenido de la hoja «To-Dos». Todo lo que había. De repente sentí una especie de turbación, mezclada con tranquilidad y serenidad. De repente, no tenía agenda para los próximos días, cero tareas, cero responsabilidades. Podía permitirme empezar de nuevo, desde cero.

La técnica: agenda cero

Imagina, tomar tu agenda y formatearla por completo ¿qué pasaría? ¿cómo te sentirías? ¿qué serías capaz de conseguir y hacer? ¿cuánto tiempo te llevaría? Lo que he descubierto haciéndolo, es que el número de tareas, a todos los niveles que debo hacer, se ha reducido en un 40%. Esto sucede porque he roto un patrón, una rutina que llevaba pasando por meses y meses, y quizás años. Al hacerlo me he olvidado de tareas no relevantes, he hecho sitio para nuevas, y lo más esencial, he respirado aire nuevo. Es una nueva forma de aprender a cómo hacer agendas. Piénsalo.

Pruébalo, toma tu agenda y bórrala, o tírala a la papelera si es física. Empieza de cero, resetea tu trabajo diario, empezando por la agenda cero.

Atribución imagen: lindalawen.