Qué necesitas para comunicar mejor en el trabajo

lunes, Nov 28

comunicar mejor en el trabajoInquieto cada día por hacer mejor marketing y comunicar mejor, no solo yo, mi equipo. También mis clientes, lectores, tú.

Neutralidad

Odiamos las comunicaciones demasiado pesimistas, negativas o catrastofistas. Por el mismo ende, odiamos esos mensajes demasiado optimistas, positivos o maravillosos en un mundo ideal. Venga, nadie se cree ya el cuento de “increíble”, “brutal”, “impresionante”. Principalmente si llega de tu propia comunicación. Deja de exagerar, desde un lado al otro. Utiliza la neutralidad para comunicar con tu equipo, clientes, proveedores o comunidad. Lo agradecerán.

Llegar a tiempo

Encajar tu mensaje de manera apropiada en una línea del tiempo, es una de las cosas más importantes que puedes hacer para no sobre-comunicar. Determinar la urgencia de tu mensajes y el medio para el mismo, no es fácil. Un buen paso es ser deliberado sobre lograrlo.

Por ejemplo, cuando necesites hacer saber a tu equipo sobre una urgencia de trabajo, no hay momento “inadecuado” para enviar un mensaje masivo (por SMS, quizá) o un audio (con esta herramienta). Por otra parte, el email, no es tanto de urgencias, sino algo así como un medio “compruébalo cuando puedas”. Es el menos disruptivo y efectivo, para urgencias. Sin embargo, SMS, llamadas de teléfono y plataformas de Messaging como Slack, consiguen desviar la atención de alguien hacia algo. Así que antes de comunicar, pregúntate si es esencial.

Menos siempre es más

Cada día se envían unos 2.000 millones de correos electrónicos. ¿Cuantos de ellos son repetidos? ¿Reenviados? Si un cliente o empleado no entiende al 100% el enfoque de un proyecto, ¿Vas a enviar un email para explicárselo? Es una perdida de tiempo. Si alguien no responde a sus emails ¿Tiene sentido seguir enviando esos correos? Cuando tu asunto va relacionado con una persona ¿Es apropiado enviarle un correo a todos los miembros el equipo para que “estén al tanto”? No, en ninguna de las ocasiones.

Pregúntate a ti mismo, si el mensaje que vas a enviar requeriría una clarificación adicional. También si has cubierto su tema principal.

Intentar comunicar mejor

Haz una encuesta entre tu equipo, pregunta:

  • Cuantos correos pueden recibir en un día. Y cuando responder.
  • Cuantas llamadas pueden realizar y cuantas recibir.
  • Cuantos mensajes pueden enviar y cuantos responder.

Reúne todos los datos y extrae una media ponderada. No tardarás en darte cuenta de que todos están muy por encima de esa media.

Hace unos años una de las cosas que más y peor hacía, era el seguimiento. Ahogaba demasiado. Ahora, desde que he otorgado más responsabilidad a las personas con las que trabajo, he renunciado a ese “acoso” que finalmente acaba por desgastar al personal. Confío, pero verifico, ocasionalmente, sólo cuando es necesario. Un 70% menos que anteriormente.

Utilidad

Es cómo valor, una palabra malograda y devaluada por el uso excesivo que le damos. Por ejemplo, imagina cuando llega a la parte sobre cómo comunicamos. Si tu mensaje no añade utilidad: próximos pasos o detalles que marcan la diferencia, no comuniques todavía. Antes pregúntate:

  • ¿Será útil me comunicación para la persona que la recibe?
  • ¿Qué es lo peor que podría pasar si no comunico esto?

Una de las cosas que el experimento 20 días en silencio me enseñó, fue a comunicar (interna o externamente) solo cuando fuera necesario. Entonces, cuando haces esto, tu alrededor presta más atención.

Coherencia

Cualquier comunicación incoherente: artículo, llamada de teléfono, tweet, correo electrónico, charla motivacional. Es como un enigma que alguien de solucionar antes de que pueda mover ficha, o empezar a pensar sobre el problema o cómo solucionarlo.

Eres ultraproductivo, genial. Ahora falta comunicar mejor. Toma tiempo para diseñar los mensajes adecuados para tu audiencia, equipo o familia. Haz siempre doble o triple comprobaciones. El alineamiento debe apuntar hacia tus principios. De esta manera te aseguras de que envías los mensajes adecuados, a las personas adecuadas. De la forma adecuada, por el medio adecuado. Esto podría ayudarte bastante en una parte del proceso.

Una lista para reducir la sobre-comunicación que hay en el mundo que habitamos. Una cosa más, sobre-comunicar, no aconsejable, claro, pero no comunicar, todavía peor. Esto es comunicar mejor en tu trabajo.

Pd. El libro Ultraproductividad llega a su segunda edición. Mi primera segunda edición. Gracias a ti, por trabajar menos, producir más y sobre todo, vivir más.

Photo credit: Mark Smiciklas.

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