Cuando quieres ser más que productivo, todo acaba en tres cosas: distracciones, tiempo y tareas-enfoque. Veamos…
1. Manejar las distracciones
Las distracciones son los controladores de la procrastinación, entre ellos, los más destacados son el email y las redes sociales. Para evitar esas distracciones, lo mejor que podemos hacer es desconectar las notificaciones del email y la recepción automática de la bandeja de entrada. Otra opción es programar las notificaciones cada hora o dos horas, así podrás enfocarte por más de dos minutos.
Algo que nos funciona mucho, sobre todo estos días aquí en Tulum, es comprobar el email una sola vez, eso al mismo tiempo mejora tu rendimiento. Comprobar algo en repetidas ocasiones significa que respondemos de forma demasiado rápida y sin la atención necesaria, incluso apra errores gramaticales. Este hábito a menudo malgasta incluso más tiempo y nos cuesta mucho más incluso cuando tenemos que pedir disculpas o clarificar que queríamos decir.
Cuidado con el desorden físico, porque eso es otra distracción que puede ser evitada fácilmente. Los recibos, informes, proyectos o estudios, o platos por lavar, etc, no es más que un recordatorio de todo lo que no has hecho. Despeja todo siempre que puedas.
2. Pensar que monitorizar el tiempo es una pérdida de tiempo
Las únicas dos formas para encontrar tiempo que conozco es eliminarlo o simplificarlo. Sin embargo, no podrás saber que puedes eliminar o simplificar hasta que no monitorices el tiempo. Lo que hay que hacer es tomar un papel y bolígrafo para escribir cada cosa que haces durante el transcurso del día, ello te dará una visión transversal de todas las mejoras y puntos ciegos en tu gestión del tiempo.
Hacer seguimiento del tiempo que empleas en lo que haces, personal y profesional, durante una o dos semanas, te ayudará a identificar qué es lo que obstaculiza el adiestramiento del tiempo que dispones. ¿Eres constantemente interrumpido por llamadas o visitas inesperadas? ¿Navegas por Internet durante demasiado tiempo? Los números no mienten. Así que cuando quieras ser más que productivo, será mejor que compruebes donde empleas tu tiempo tendrás una perspectiva real de cómo optimizarlo mejor.
3. La multi-tarea
Los expertos están de acuerdo, no hay tal cosa como hacer multitasking. Lo que se conoce con ese nombre es en realidad “cambia de tarea”, y parece que hace daño a nuestros cerebros. Nuestra mente ha sido diseñada para pensar y razonar, no para manejar todas tus listas de tareas. Hacer lo que toca significa establecer una cuenta atrás y enfocarnos en esa tarea durante una cantidad de tiempo determinado. Repetir el mantra “ahora mismo estoy (escribiendo estas líneas)”, puede ayudarte a centrarte y evitar cambiar de tarea.
Por otro lado, y generando controversia, he conseguido hacerlo funcionar. Así que, ¿con qué opción nos quedamos?
Cuando quieras ser más que productivo, vuelve a lo básico.
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Atribución imagen: Toggl.
