Esta es posiblemente una de las técnicas más potentes que he encontrado para lograr ser ultra-productivo. Esto te permitirá hacer lo que más necesita ser hecho por ti, para dejar a un lado todo aquello que no te hace progresar. Estructura para realizar solo y tan solo el trabajo importante, presta atención al sistema:
Sistema de 5 pasos para hacer el trabajo importante
1. Lista todas las tareas que hagas al día, profesionales y no profesionales, absolutamente todas: llamadas de teléfono, reuniones, mensajes por whatsapp, comer, cenar, hacer deporte, comprar, leer un libro, mantener una conversación con un amigo, etc. cualquier cosa en la que emplees tu tiempo, sí, lo que sea.
2. Añade al lado de cada tarea el tiempo que has depositado en cada una de ellas. Es decir, cuanto tiempo te ha llevado hacer esa reunión, llamada o edición de vídeo, o preparar esa entrevista, o dar esa charla. Otro paso más allá es anotar las sensaciones al terminar. Cuesta un poco más de tiempo pero es un gran indicador semántico. Luego te servirá para poder evaluar el sentimiento de la tarea realizada.
3. Repite los pasos uno y dos durante 20 o 30 días, mi recomendación es 30. Principalmente porque cubrirás mucho más trabajo y días. Es factible que intervengan nuevas tareas y factores dentro de esa extensión de 10 días de tiempo. 20 o 30 días anotando todo, con tiempo y sensaciones, aunque las tareas se repitan de un día a otro, no importa, lo que pretendemos aquí es monitorizar para luego evaluar.
4. Después de la fase de análisis (punto 4) tendrás una especie de mapa con treinta días dibujados. Allí podrás divisar todo en lo que has invertido tu tiempo. Habrá tareas repetitivas, otras que ocurren ocasionalmente, algunas periódicamente y otras quizá más esporádicas. Al mismo tiempo te darás cuenta de que has estado llevando a cabo responsabilidades que no eran prioritarias, ni si quiera eran importantes, o algunas que si no las hicieras nadie se enteraría. Por otro lado, reconocerás aquellas cosas críticas para que tu negocio, proyecto, idea o vida continúe evolucionando. Esas son las únicas tareas que requieren de tu máxima concentración y determinación. Necesitas identificarlas claramente y colocarlas como prioridad absoluta en cada día. Tu día debe empezar con ese trabajo importante primero.
5. Rehaz tu agenda con el 60% de trabajo que antes, solo incluye aquellos ítems que te permiten hacer el trabajo importante, descarta el resto. Si lo haces, solo tendrás que trabajar y disfrutar con el resultado que lograrás.
Photo credit: Lars Plougmann.
