He escrito antes sobre algo parecido, en Ultraproductividad desarrollo ampliamente esta temática, pero tengo algo más que decir, algo nuevo. Seguro que más de una vez te has encontrado a ti mismo/a en tu oficina (o despacho en casa) un sábado o domingo respondiendo a decenas ¿cientos? de emails de personas interesantes con cosas interesantes que tienen que ver contigo y con tu negocio. Cada uno de esos emails importa mucho, aún así no quedan tantas horas al día. Aquí es donde estás. Todos tenemos demasiados mensajes, compromisos, marcas, personas luchando por nuestro tiempo.

4 trucos para que tus emails sean respondidos ya

He estado trabajando durante algún tiempo que es aquello que me hace responder a un email más rápido, mejor y de manera consciente que cualquier otro email. Esto es lo que he concluido.

1. Interfaz de usuario importa: las personas que me contactan por email con listas numeradas (o viñetas) obtienen una respuesta mejor y más rápida, porque sabes lo que quieren, y eso es sucinto.

2. Email de uso singular: las personas que utilizan un email para manifestar una única necesidad, tratar un único tema, alcanzar un único objetivo, obtener la respuesta a una única pregunta, obtienen respuestas más eficientes y rápidas, porque puedes manejarlo sin dolores de cabeza.

3. Practicar la empatía: las personas que reenvían emails pero no te hacen sentir culpable suben a la cima de las prioridades en respuesta y cordialidad porque de una manera u otra te sientes culpable, entonces respondes lo antes posible. Con esto no quiero incitarte a que colapses las bandejas de entrada de email de sea quien sea la persona a la que te diriges, pero es cierto.

4. Directo y obvio: las personas que envían peticiones vagas, confusas, filosóficas y etéreas no obtienen respuestas en absoluto. No es probable de que nos molestemos en adivinar que es lo que podrías necesitar o querer de nosotros. Se llevan nuestro tiempo aquellas otras personas que envían algo muy obvio y directo sobre lo que quieren.

Lo demás

Aquello que veo de manera más frecuente son email donde las personas quieren sumar y buscan algo específico, quieren ayudar (en la mayoría de ocasiones no saben cómo, no obstante). “Si puedo ayudarte de alguna manera, por favor dímelo”, “quizá necesites de mis servicios algún día, avísame”, “Creo que podríamos empezar una colaboración profesional entre las dos partes”. Esta es la verdad detrás de estos mitos decadentes; nunca deberías responder a estos emails, mensajes o peticiones. ¿los responde alguien? Porque normalmente cuando alguien busca ayuda, es cuando está lista o listo para recibir algo de vuelta por su petición. Las ofertas generales demuestran un sentimiento muy positivo, pero no muestran ningún retorno amable, si eso tiene sentido.

Así que si quieres que tus emails sean respondidos, lo que hay arriba podría ayudar.

¿Tienes algún truco o recomendación que quisieras añadir en los comentarios?

Extra: si te debo una respuesta en algún email o mensaje, lee de nuevo todo lo de arriba y permíteme saber si has seguido el proceso.

Photo credit: Dennis Skley.