Técnica para reducir el envío y recepción de emails

lunes, Jun 19

Esta técnica consiste en cinco emails. Aplica a equipos, desarrollo de proyectos, colaboraciones, proveedores e incluso – bien educado – con clientes y jefes. Esencial para lograr la ultraproducitivad en tu correo electrónico.

1. Email noche de antes

Correo electrónico con la planificación del día siguiente. Envió solo a las personas que intervengan con:

  • Necesidades del que envía y de los que reciben (empatía).
  • Próximos pasos a tomar.
  • Qué posibles interacciones podrían ocurrir que requerirán posibles dudas o preguntas.
  • Fechas / horas límite para cada requerimiento
  • Consideraciones.

2. Email mañana (entre 9 am – 11 am)

Correo electrónico con las interacciones unificadas y la acción sobre los pasos que se estipularon y acordaron en el correo de la noche anterior.

  • Interacciones requeridas. Detallar todas las interacciones en un solo email, estructurando el correo por temas.
  • Especificar qué interacciones son urgentes (respuesta inmediata), cuales prioritarias (a lo largo del día) y qué otras pueden esperar a mañana u otro día.

3. Email mediodía (entre las 1:30 pm – 3 pm)

Correo electrónico con el objetivo de petición de urgencias, prioridades y necesidades fuera de lo planificado.

  • Siempre dirigido solo a las personas que intervienen.
  • Fechas límite de aquello que se persigue en el email.

4. Email tarde (entre las 4:30 pm – 7 pm)

Correo electrónico con la revisión de compromisos, imprevistos y el cumplimiento de objetivos diarios y trabajos pendientes.

5. Email noche (entre las 8:30 pm – 10 pm)

Misma descripción y objetivos que el #1.

Consideraciones sobre la ultraproductividad del correo electrónico

correo electrónico ultraproductividad

Aplican a los cinco (cuatro si no cuentas la repetición del #5) correos:

  • Vas a necesitar trabajar por unificar correos en un solo email. Tu misión es educar, ayudar, guiar y corregir, al principio.
  • Especificar en los asuntos lo más claro posible aquello que se necesita y cual es el objeto descriptivo del propio correo electrónico.
  • Para temas que se necesita una explicación de más de tres líneas: llamada telefónica o audio (los que tengan WhatsApp / iMessage)
  • Si un email pasa de una cadena de cuatro correos y no se encuentra la solución. Opta por llamada rápida entre todas las partes implicadas.
  • Prohibido enviar correos sin una “llamada a la acción” clara.
  • Restringir el envío de correos que contengan lo siguiente: “imposible” / “no puedo” / “no tengo ni idea” / “No” / “no llego” / “no estaré” / …. En lugar de cualquiera de esas limitaciones, enviar propuesta positiva que acabe en algo práctico y la otra parte pueda utilizar. Ejemplo: “¿Reunión el jueves a las 19h?” – respuesta: “imposible…”. Error. La respuesta sería algo así como: “esa hora está comprometida, aquí las tres / cuatro opciones en las que si podría. De no encajar ninguna, propón tú y lo adaptaré.”

Dominar el email es más que posible. solo necesitas cinco correos para cada uno de los proyectos, iniciativas o clientes con los que trabajas.

Atribución: Joseph Hunkins.

Enviar comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

ENTRADAS RELACIONADAS

Cómo llegar a todo cuando no llegas a nada

Cómo llegar a todo cuando no llegas a nada

Te voy a contar cómo hago para que en días como el de hoy, que todo se tuerce, se desajusta, se desbarata y se interrumpe, puedas llegar a todo incluso aun teniendo la certeza de que es imposible llegar. Tu mente es tu enemigo El primer escollo está en tu mente. No...

leer más
La gestión del tiempo se convierte en la gestión de la vida

La gestión del tiempo se convierte en la gestión de la vida

Hay 168 horas en una semana. Incluso aunque trabajes 60 (más que la mayoría - esta semana pasada trabajé 54:26h) y duermas ocho horas al día, eso todavía deja 52 horas libres para hacer cualquier cosa. Tiempo más que suficiente para llevar una vida plena y vibrante....

leer más

PRÓXIMOS EVENTOS

¡No hay eventos!

¿QUIERES MÁS? SÍGUEME

BUSCAR SACUDIDA

Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

suscríbete a mis chispazos especiales (blog)

Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.