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8 tareas que definen un flujo de trabajo social media

optimizar el tiempoEl 23 de septiembre de 2010 hablaba sobre el social media workflow, o lo que es lo mismo un flujo de trabajo para gestionar y optimizar el tiempo y esfuerzos que dedicamos a nuestra actividad en la web social. Más tarde, el 24 de marzo de 2012 lanzaba una nueva versión, donde actualizaba el gráfico con la ayuda en el diseño de Luis Calabuig.

El otro día mientras lo revisábamos para adaptarlo a un nuevo proyecto, me di cuenta de que podría completarlo mucho mejor describiendo los puntos considerados en este flujo de trabajo y adaptándolos a los tiempos corrientes.

Optimizar el tiempo: cuáles son las 8 tareas que definen un flujo de trabajo “social”

Bien, esta es la extensión que explica las tareas que intervienen en un flujo de trabajo para gestionar y optimizar el tiempo y esfuerzos con la web social.

1. Reputación – Escucha activa: monitorización y seguimiento por palabras clave sobre lo que se ha dicho sobre la marca durante el pasado día o desde el momento en el que el profesional abandona su nuestro puesto de trabajo y vuelve a incorporarse al día siguiente. Análisis de menciones según su carácter, positivo, negativo o neutral. Para esto existe una herramienta recientemente lanzada al mercado llamada SocialVane, que gracias a una característica muy interesante llamada “inteligencia artificial”, cuanto más se “entrena” (es decir, cuanto más la usas y filtras palabras) la herramienta clasificando menciones por sentimiento, más inteligente se vuelve y mejor resultados de búsqueda y filtrado ofrece, así cómo más apura resultados afines. También hay otras herramientas en el mercado para hacer esto, Pirendo es una de ellas o Mention es bastante completa porque su búsqueda es más integral debido a canales más allá de las propias plataformas sociales.

Después de la recogida de información y análisis, se seleccionan los resultados que más puedan interesar a la organización y se presentan en un informe diario a estilo de clipping o documento con enlaces activos a cada noticia, mención o publicación.

2. Actualización e interacción: aquí es donde se crea y gestiona los objetos sociales que se definieron previamente o bien el día anterior o bien la semana o mes pasado (dependiendo del plan de contenidos, algo que vemos en el siguiente punto) y se van esparciendo / diseminando por los diferentes canales digitales, no sólo plataformas. Otro punto de peso es la interacción, momento para responder, dar feedback, recogerlo, facilitar información y conectar a la comunidad con la marca y viceversa gracias a las interacciones que ocurren entre las dos partes en cualquier plataforma del ecosistema.

3. Content marketing – Distribución: se redacta el plan de contenidos del próximo día (en caso de que sea diaria su planificación, hay quien lo hace semanal o mensual) y se decide cómo promocionar y dar salida al contenido a través de las plataformas o canales. También que piezas crear: notas de prensa, vídeos, audio, newsletter, imágenes, llamadas a la acción, etc. Es importante considerar aquí las llamadas a la acción de cada contenido y cómo vamos a medir el resultado de cada una de la piezas, qué acción pretendemos que el contenido realice cuando choque con la comunidad y por supuesto que ese resultado esté alineado con lo que buscamos. Suscripciones, visitas en la tienda online, descargas de ebook o podcast, formulario de contacto para pedir más información o propuestas para presupuestos.

4. Blogging: (en caso de que utilices un blog o un sitio web donde escribas noticias) previamente deberíamos haber definido este apartado dentro de la estrategia de marketing de contenidos. Aquí entonces únicamente haría falta darle salida:  escribir, optimizar y publicar el post, noticia, suceso o aquello que sea definido como publicación en el sitio web o blog. En caso de que pertenezca a la publicación del día próximo, programarlo y dejarlo listo. Considera la opción de compartirlo en las plataformas o compartirlo a través de herramientas como Buffer, Twylah o ScoopIt por ejemplo.

5. Planificación e ideas: es interesante y recomendable dedicar 15, 30, 45 minutos o 1 hora al día a pensar en acciones creativas alineadas, concursos, promociones, campañas o cualquier táctica que pueda proporcionar valor a tu comunidad y al mismo tiempo incrementar el valor de tu marca y encontrarse con tus objetivos. Hacer esto diariamente te permitirá ir desarrollando una operativa que siempre esté en funcionamiento, si la ejecutas claro.

6. Community engagement: rastrear, identificar e intervenir en conversaciones de tu comunidad, compartir contenidos de valor entre ellos, conectarlos con recursos, aliados o personas que puedan ayudarles en sus necesidades e intereses. Ser uno más y no ser el que domina las conversaciones o el flujo de contenidos.

7. Búsquedas y análisis: monitorización y seguimiento de lo que sucede en la Web sobre la organización. En esta ocasión de manera más leve, tanto si es algo negativo (actuar para mejorarlo), como si es positivo (para reforzarlo).

8. Contingencia: es bastante probable  que no te dediques únicamente al trabajo más “social”. Así que deberás alternar todo esto con tus tareas fuera de este área. Igualmente no siempre podrás seguir un “workflow” con total contundencia, puesto que en todo trabajo siempre existen desviaciones y distracciones, email, teléfono, reuniones inesperadas, crisis amorosa de nuestra compañera de al lado, etc.

Trabaja tu propia fórmula

La parte interesante es que estas responsabilidades o tareas no necesariamente tienen porque ir en el orden que planteo. Para optimizar el tiempo, se pueden repartir entre el día como se considere oportuno para el mejor funcionamiento de la estrategia y la estructura de trabajo. Es posible que repitas más de una tarea al día o que que algunas te lleven dos horas o 15 minutos, todo dependerá de los objetivos, el tiempo que dedicas al área más online o la importancia que tiene para tu organización.

Para optimizar el tiempo, todo varía dependiendo de las necesidades, la idea es que estructure y separes tareas, no montes una sobre otra y dedica un tiempo a cada una por separado, es muy probable que no sólo hasta esto, puesto que la actividad online cada vez está más integrada en la empresa quizás perteneces al departamento de atención al cliente y debes integrar la web social a tu propio mix.

¿Cómo es tu flujo de trabajo? ¿Qué otras tareas a definir me dejo?

Photo credit: Fabian Herrera.


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