A pesar de tu profesión, orígenes o ubicación geográfica, hay un lenguaje que es siempre el mismo, y es el lenguaje del progreso. Sí, el progreso llega en la mayoría de ocasiones del trabajo duro, pero en ocasiones esto mismo no es suficiente. Necesitas hacer lo que se conoce como el trabajo inteligente.

El trabajo inteligente

Para alcanzar el resultado deseado, cada uno de nosotros debemos encontrar maneras de trabajar inteligentemente. Esto mismo requiere una combinación de pensamiento crítico, hábitos, disciplina y técnicas que podemos emplear para lograr un progreso continuo.

Aquí hay algunas técnicas que son útiles para encontrar el trabajo inteligente…

Evalúa todo lo que necesita ser hecho por ti

¿Recuerdas la campana de Gaus? Aquí aplica igual, el 80% de lo que obtienes proviene del 20% de tus esfuerzos. Identifica que 20% es el más valioso, una vez hayas hecho esto, enfoca tu tiempo y energía en esa dirección que crea el progreso.

Esto es posible seleccionando los indicadores de éxito adecuados que manejan tus actividades. Es necesario crear tareas con las que poder lograr gran impacto. Aquí tres fundamentos para evaluar el potencial de impacto:

1. Examina detenidamente tu estrategia y métodos desde la perspectiva de tu situación particular.

2. Articula y analiza el impacto de tu trabajo en ti mismo, tu equipo, socios y clientes.

3. Evalúa tu propia habilidad de ejecutar, centrándote en la estructura de tus activos y capacidades.

Aumenta los objetivos a corto plazo, reduce aquellos a largo

Esto se consigue dividiendo los objetivos a largo plazo en bastantes objetivos a corto plazo. Imagina que quieres dar la vuelta al mundo en tres años, ¿dónde te gustaría estar el año que viene?

Digamos que quieres crear una empresa, con un producto diferenciado. Tu objetivo a un año sería desarrollar, comercializar y analizar las ofertas del mercado. Tus primeros 30 días deberían estar enfocados a definir el propósito, audiencia y uso del producto.

Es posible trabajar en una multitud de proyectos con una gran variedad de objetivos, la clave está en dividirlos en micro-objetivos que puedas cumplir cada día y que no te lleven más de 30 minutos o 1 hora para completarlos. Cuando el micro-objetivo requiere más tiempo, lo divido en bloques de 90 minutos, tiempo máximo de enfoque intenso en algo (ritmos ultraradianos). Limita los proyectos, negocios o tu profesión a objetivos limitados con resultados medibles, eso te permitirá no quedar sobrecogido por el trabajo.

Aprovecha tu ciclo

Conozco a personas como Josef, Juan, Oscar y Aitor que son más productivos por las mañanas que por las tardes o noches. En cambio otros como Enrico, Diego o yo mismo, trabajamos mejor por la tarde – noche. La mejor manera de trabajar inteligentemente es aprender cual es tu ciclo. Examina que horas son aquellas que completas más tareas. De la misma manera que aquellas horas en las que solo piensas en descansar, hacer deporte, leer o escuchar música.

En mi caso, no acepto llamadas de teléfono o reuniones hasta después de las 11:00 a.m., sencillamente porque desde que me levanto – sobre las 8 a.m. o 9 a.m. Hasta esa hora en la que conecto con el mundo. Quiero desconexión, calma, serenidad y paz, pensar en cosas que nada tienen que ver con el trabajo. Meditar, incluso hacer deporte. Esta pequeña desconexión forma parte de mi ciclo y me proporciona el suficiente flow. Suficiente como para dar lo mejor mí durante más de 12 horas seguidas. Sin parar ni siquiera a comer o cenar si fuera necesario. Proyectos, decisiones, tareas, entrenamientos, eventos o cualquier otra cosa. Eso sí, cuando estoy realmente enfocado en algo, tomo un tiempo después para descansar y pasar a la siguiente tarea. 90 minutos de esfuerzo, recuerda.

Mi pico de productividad ocurre entre las 17h y 22:30h. Aquí no suelo prestar atención a la bandeja de entrada del email, tampoco a Twitter u otras plataformas sociales.

Optimiza y automatiza

Crea, modifica, optimiza y automatiza

De los cuatro pasos optimizar es el que potencia el trabajo inteligente. Optimizar implica la creación de una versión sostenible de tus activos. Por ejemplo, cuando pasamos una propuesta para una conferencia, ese esquema completo; título y descripción, programa, objetivos y audiencia y sus contenidos, van a una carpeta en Evernote para volver a utilizarlo ante una situación similar. Lo mismo ocurre con publicaciones en mi blog, eventualmente se convierten en presentación-conferencia o viceversa. Incluso emails internos con reflexiones entre equipo, colaboradores o partners no sólo han producido algunas de esas publicaciones, sino presentaciones e incluso proyectos o sistemas con los que actualmente trabajo.

Sobre la automatización, cuando sea para mejorar tu productividad en tareas repetitivas, como por ejemplo: el envío cada 15 días del boletín semanal a tus clientes, comprobar el estado de tu marca en Internet monitorizando menciones en social media o realizar pagos y cobros a finales de mes. Entonces la automatización puede ser un gran método organizacional y personal para trabajar inteligentemente. Imagina que debes estar creando conversaciones con prescriptores online, repetidamente, diariamente, es más inteligente crear un sistema de calendarización con horas, canales y mensajes que hacerlo cuando te acuerdes.

Disciplina, constancia y curiosidad

Son los últimos elementos que considero para pulir el trabajo y convertirlo en inteligente. Siempre que llega una nueva tarea, un nuevo objetivo o proyecto, lo primero que hago es intentar los sistemas de trabajo inteligente que ya he creado, plantillas, listas de prioridades, disección de objetivos, asignación de recursos y personas, timing, etc.

La disciplina es imprescindible para lograr que estos sistemas inteligentes funcionen, si empiezas con la práctica de no mantener reuniones de más de 25 minutos, adquiere el compromiso sea cual sea la circunstancia. La constancia creará el resultado, cualquiera que sea el sistema inteligente que tratas de implantar, practícalo durante más de 60 días, es la única manera de valorar si merece la pena o no. Y la curiosidad te ayudará a buscar recursos como el que ahora estás leyendo para mejorar tu trabajo inteligente, un método disruptivo a tu alcance.

Bonus: aquí un sistema para crear el trabajo inteligente.

Photo credit: Judit Klein.