Ante el creciente número de emails que cada día inunda nuestra bandeja de entrada. Los cientos de tweets que escribimos o recibimos al día. Reuniones tóxicas y las toneladas de información que se agolpan contra nosotros diariamente. Sólo podemos hacer una cosa, crear márgenes que separen el trabajo que marca la diferencia del trabajo meramente bueno o del enteramente mediocre e inútil. Ahorrar tiempo en Internet es necesario.

Ahorrar tiempo en Internet

He descubierto algunos márgenes que me ayudan a ahorrar tiempo en Internet, el tiempo necesario para hacer que algo suceda y mantener el trabajo que importa a flote.

Reuniones y eventos

Elimina las reuniones físicas a menos de que sean imprescindibles, tengan un objetivo. Un tiempo delimitado y cada uno de los participantes tenga asignada su participación y rol. En lugar de eso fija reuniones en Skype o Hangout, he estimado que una reunión diaria con tu equipo de trabajo no debería durar más de 30 min. Una reunión con un proveedor más de 15 minutos y un caso importante. Ccomo mucho, no más de 1 hora. Cuando te reúnes por Skype o Hangout siempre puedes desconectar de la reunión con mayor maniobrabilidad.

Aíslate de los eventos de networking, conferencias, talleres, seminarios, presentaciones, webinars o blogtrips. Ese es el instante en el que deberías estar trabajando. Cuando todos desconectan es el mejor momento para conectar.

Social Media

• Twitter, Facebook o LinkedIn no hará que suceda, esto tan sólo son plataformas que potenciarán aquello que creas y maximizarán su alcance. Mantenerlas siempre abiertas está bien si te pagan por no perder ni una conversación, estar pendiente quien te menciona o responder instantáneamente a mensajes o peticiones de amistad.
• Utiliza la tablet o smartphone como herramienta de recreo cuando estés fuera de tu lugar de trabajo, mientras vas en el metro, en el avión, tren, de camino a casa a comer, en casa en el sofá, etc. Entonces ahí puedes permitirte comprobar que pasa en la web social. Trata de producir trabajo cuando estás frente al pc o una pizarra en blanco y aprovechar el movimiento para responder emails «chorra» (los que dices, «ok», «WOW», «genial»…) comprobar Twitter, hacer Checkin, subir fotos a Instagram o Pinterest o grabar un vídeo.
• Si haces deporte considera aprovechar el rato para hacer el trabajo irrelevante – comprobar y verificar en Twitter que un meteorito no ha impactado en la tierra.
• Programa el post que vas a publicar en tu blog la noche anterior y los tweets que lanzarás sobre ello. Responde a los comentarios al final de la noche del día que lances, no por contestar más rápidos vas a crear más cambio o ganar más dinero.
• Piensa en que el mundo no gira a tu alrededor. Da tiempo para que tu comunidad digiera la información que publicas. Repártela en una línea lógica del tiempo.
• Cuando te suscribas a grupos de LinkedIn, pide el «daily digest» semanal en lugar de diario.
• Vale la pena que compartas un contenido tremendamente útil al día, que 20 contenidos comunes.
• Afronta las peticiones con preguntas exactas a quien pide algo sobre ti. La idea es tener una manera más exacta, definida y directa de como ayudarles.

Mobile

• No des el Whatsapp a tus contactos profesionales, seguidores, proveedores o clientes a menos de que desees ser bombardeado por ahí frecuentemente. Whatsapp cobra sentido para 3 mensajes instantáneos, luego es mejor una llamada.
• Ignora las llamadas de teléfono desconocidas o con número oculto, si es algo importante dejarán un mensaje en el buzón de voz o te harán saber quien con y que quieren.

Email

• Cuando te encuentres por la cadena número 5 del mismo email, llama y soluciónalo, ya estás perdiendo demasiado tiempo.
• Utiliza cuentas de email diferentes para cada cliente/proyecto, puede parecer una locura, pero es una gran manera de clasificar, optimizar y centralizar temas y volumen de información. Actualmente manejo 20 cuentas de correo.
• Cuantas menos palabras utilices en tu comunicación mas tiempo ahorrarás, además te darás cuenta que en 200 caracteres dices lo mismo que decía en casi 1.000. Simples es bello.
• Date de baja en todas las newsletters que no deseas recibir. Denuncia las que sigas recibiendo.

Procesos

• Guarda una copia de todo lo que has en el evernote: emails, proyectos, propuestas, ideas, reflexiones, etc. Nunca sabes de donde puede salir una idea o quizás, volver a utilizarlo en un contexto similar.
• Utiliza mucho los atajos del teclado. Si tienes un mac, los spaces son la bomba.
• Escribe tus ideas por puntos o viñetas, es más sencillo, rápido, entendible y directo.

¿Qué otros atajos tomas para ahorrar tiempo en Internet y hacer que algo suceda más a menudo?

Photo credit: scrappy!