Tienes listas to-do, intentas empezar y acabar a tiempo, pero no importa lo mucho que lo intentemos, las tareas continúan ganándonos. Las listas de tareas se alargan y parece que el tiempo se acorta, no llegando a la mitad de lo que estimamos. Para y por eso hay 2 grandes enemigos de la ultraproductividad, si lo que queremos es recuperar y ganar tiempo de calidad:
1. No priorizar tareas
Una lista de tareas es una forma efectiva de organizar lo que necesita ser hecho en el día. Sin embargo, fallar al priorizar significa que el trabajo importante se podría escapar del radar. Si no sabemos donde estamos y adónde vamos, lo que hacemos en saltar de tarea en tarea distraídos por la siguiente cosa reluciente.
Cómo solucionarlo: optimiza tu entorno de trabajo y clarifica tus expectativas. No preguntes qué tareas sientes que funcionan, si no las que sabes que importan.
2. Infravalorar el esfuerzo que algo llevará
Esos que acaban siendo sobrepasados por el tiempo son especialmente culpables del pecado de la gestión del tiempo. Pensar que la tarea en cuestión tomará solo unos minutos, cuando en realidad acaba comiéndose 45-60 minutos, es un sesgo muy común en las personas que nunca quieren perder una oportunidad, pero que no calculan cuánto de ese tiempo se engullirá esa oportunidad. Para evitar este error en la gestión del tiempo, anota el tiempo que cada una de tus tareas te llevará. Si es más de lo que puedes soportar, considera o bien eliminar tareas o bien repartirlo en el tiempo para los siguientes días.
Si hay una tarea que te lleva 5-10 minutos, deberías tenerlo en cuenta y llevarla a cabo cuando tengas ese espacio de tiempo.
Y si te toma entre 25 o 30 minutos, prográmatela en el calendario.
Otro truco es más estoico, se trata de aumentar la cantidad del tiempo que consumirá cada tarea. Por eso, si piensas que la reunión, la asignación de tareas y la agenda te llevará 30 minutos, mejor bloquea una hora, para ir sobre seguro. De lo contrario, podrías acabar empleando la tarde y la noche entera en pequeños huecos que no mediste bien.
Antes de empezar tu día, toma 10 minutos para repasar la agenda de tu día que estableciste la noche anterior, con tiempos, sensaciones y posibles contingencias para posibles obstáculos que puedan aparecer. Recuerda eso, un derivado de la regla 90/10 de acción masiva, ahorrarás una hora de ejecución por cada 10 minutos de planificación.
Atribución imagen: Nicole.
