En la batalla diaria de ganar el pulso al email, la herramienta más utilizada en la historia de Internet, durante este último año he desarrollado algunas prácticas y trucos que me han ayudado a no mantener el ritmo, sino a dominar el email y sacar la parte rentable de usarlo, tanto en el envío como en la recepción.

Cómo hacer que tus emails sean leídos y respondidos es clave. También lo es no acabar sobrecogido por todo lo que entra en tu bandeja, ni lo que tiene que salir cada día. Hacer todo esto sin meter la pata, perder los nervios, siendo productivo y cumpliendo tus propósitos o tareas fuera de este gigante, es vital para conseguir que tu trabajo destaque.

Cómo dominar el email

1. Importante también es simple y corto: pensamos que los correos importantes necesitan ser siempre respondidos con un gran texto, todo lo contrario. La mayoría de los correos que recibes, pueden ser respondidos con una sola frase, incluso con dos palabras. Agenda, confirmaciones, propuestas, colaboraciones, entrevistas, contrataciones o aprobaciones, nunca inviertas más de una frase en ello. Tu correo no es más importante por el número de palabras, sino por la síntesis que seas capaz de realizar.

2. Importante, extenso e intenso significa contacto directo: si el punto anterior se vuelve complejo, más denso o con una cifra de ceros realmente elevada, o algo personal, o un asunto humano. Utiliza el email únicamente para obtener la manera de contactar con la otra parte de la manera más inmediata y resonante. Llamada de teléfono, skype, Hangout o cara a cara, no hay mejor manera de despejar la incógnita aquí.

3. La regla de la cadena de los tres emails: cuando un email en cadena se extienda por más de tres respuestas por una misma parte implicada, corta y organiza una llamada, reunión o conference call. En mi caso, antes la regla estaba extendida a cinco correos, ahora a tres, cuanto más la acorto, más efectivo y limpio se vuelve el tema a tratar.

4. Hazlo personal: individualiza tus emails, sea quien sea el remitente. Esto lo he practicado en redes sociales con anterioridad, de ahí extrapolé a emails, nombre y apellidos, además de incluir algún detalle que se pueda reconocer como un correo humano, algo que aprendí de esa persona, qué recuerdo de la última vez que nos vimos o qué me ha llamado la atención sobre ella en su blog, sitio web o plataformas sociales. Realizamos una campaña para Stand OUT Program 2015 utilizando esta estrategia, el resultado de interesados que han conectado, ha sido de más del 55% del total de las personas contactadas.

Nunca envíes emails desde una máquina, hazlo tú o alguien de tu equipo.

5. Acción, acción, acción y acción: ¿qué es lo que necesitas cuando envías un correo o lo recibes? Tener clara la acción que otros deben tomar o conocer lo que tú debes hacer.

Pregúntate: ¿cuál es la única cosa que necesita ser hecha con el email que envías? ¿Cuál es la acción, el resultado? Una acción, un resultado.

Si a la respuesta dices vender y tratas de hacerlo, considérate spam. Si eres esa clase de persona o negocio, deja de malgastar el tiempo y la atención de otras personas. Sólo envío emails cuando tengo algo útil, importante y valioso que decir, tanto newsletters, email marketing o emails de trabajo, o personales. No envíes emails cuando únicamente necesites algo de otra gente (o tus lectores).

El trabajo de todo el mundo es el trabajo de nadie. Si no buscas una acción concreta en otras personas, no hay avance alguno.

6. 3 golpes iniciales: las tres primeras líneas:

1. El asunto: simple, sencillo y directo. Muestra lo que van a encontrar: “5 acciones para el plan de expansión de Engage Worldwide”.

2. Primera línea (línea de ataque): aquí es hasta donde la mayoría lee. Si el mensaje es corto, sin demasiada cortesía, ego y rollo innecesario como “me encanta tu blog”, “he visto todas tus conferencias”, “tu producto es supremo”, es posible que captes la atención de quien lo lee.

3. Última línea (golpe final): el conductor debe ser la claridad, seguida de la acción. Una pregunta con la acción a tomar es lo necesario.

7. Practica lo práctico: el email debería responder muy brevemente estas preguntas:

• ¿Por qué debería importarme?
• ¿Cómo me ayuda a progresar?
• ¿Hará este correo mi vida mejor?
• ¿Cómo tomaré la acción que deseas?

Aquí deberías incluir:

• Incentivos (motivación)
• Requerimientos.
• Fecha límite.
• Dinero (si se puede)

Las llamadas a la acción sirven para todo, no sólo para emails promocionales.

8. Plantillas: define que tipo de emails envías regularmente, categorízalos, ordénalos y guárdalos en una carpeta en tu evernote que diga “plantillas”, si son ventas, nuevas oportunidades de negocio, contacto para guest blogging, petición para entrevista u otras cuestiones. Utiliza esas plantillas reajustando la empresa, el destinatario y el detalle individual humano a incluir, empezando y acabando con algo personal sobre esa interacción. No automatices, sé eficiente permaneciendo humano. En mi caso tengo alrededor de 400 plantillas y facilitan mucho la tarea de dominar a tu email.

9. No necesitas responder a cada email: sigue esta fórmula; si es obvio no necesita ser respondido. Otra fórmula diferente: si la respuesta es no y la otra persona sabe que el resultado va a ser no, ¿necesitas responderle?

10. No: no respondo a emails con negaciones solo cuando es gente cercana a mí. Cuando no es ese el caso, siempre me apresuro a cortar el email cuando la respuesta es no, es un punto de no retorno. Espera, dos cosas, primero, no necesitas decir lo siento. Segundo, tampoco dar explicaciones.

11. Cortafuegos: cuando un email te incomode, dilo (elegantemente), que puedan contactar contigo no significa que deban hacerlo.

12. La prueba del minuto: entra, haz el trabajo y sal. Hoy, un email no tiene oportunidad de conectar si leerlo te toma más de un minuto.

Utiliza frases cortas. Párrafos cortos. Preguntas cortas. Algo de humor, ingenio y algo de insolencia, siempre dejando algo que pueda dejar latente tu esencia, un gesto, una acción, un recuerdo. Es mi fórmula, a mí me funciona.

Correo: pasa página de una vez

Mi objetivo ahora ya no está en no ser dominado por el email, ya no me preocupa, ahora quiero sacarle más rendimiento para mi negocio mientras trabajo menos horas y con menos herramientas que no producen tanto rendimiento (por lo menos para mí), como el email. Esto aplica tanto en transacciones de emails de trabajo y negocios, como en email marketing. Esto y más trataremos en SOP.

La batalla perdida con el email podría ser solo un mito, para unos pocos. ¿En qué lado caes?

Esto es para mí dominar el email y ser ultraproductivo.

Photo credit: lessdoing.