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Jun
19

Técnica para reducir el envío y recepción de emails

By Isra Garcia  //  Productividad  //  No Comments

Esta técnica consiste en cinco emails. Aplica a equipos, desarrollo de proyectos, colaboraciones, proveedores e incluso – bien educado – con clientes y jefes. Esencial para lograr la ultraproducitivad en tu correo electrónico.

1. Email noche de antes

Correo electrónico con la planificación del día siguiente. Envió solo a las personas que intervengan con:

  • Necesidades del que envía y de los que reciben (empatía).
  • Próximos pasos a tomar.
  • Qué posibles interacciones podrían ocurrir que requerirán posibles dudas o preguntas.
  • Fechas / horas límite para cada requerimiento
  • Consideraciones.

2. Email mañana (entre 9 am – 11 am)

Correo electrónico con las interacciones unificadas y la acción sobre los pasos que se estipularon y acordaron en el correo de la noche anterior.

  • Interacciones requeridas. Detallar todas las interacciones en un solo email, estructurando el correo por temas.
  • Especificar qué interacciones son urgentes (respuesta inmediata), cuales prioritarias (a lo largo del día) y qué otras pueden esperar a mañana u otro día.

3. Email mediodía (entre las 1:30 pm – 3 pm)

Correo electrónico con el objetivo de petición de urgencias, prioridades y necesidades fuera de lo planificado.

  • Siempre dirigido solo a las personas que intervienen.
  • Fechas límite de aquello que se persigue en el email.

4. Email tarde (entre las 4:30 pm – 7 pm)

Correo electrónico con la revisión de compromisos, imprevistos y el cumplimiento de objetivos diarios y trabajos pendientes.

5. Email noche (entre las 8:30 pm – 10 pm)

Misma descripción y objetivos que el #1.

Consideraciones sobre la ultraproductividad del correo electrónico

correo electrónico ultraproductividad

Aplican a los cinco (cuatro si no cuentas la repetición del #5) correos:

  • Vas a necesitar trabajar por unificar correos en un solo email. Tu misión es educar, ayudar, guiar y corregir, al principio.
  • Especificar en los asuntos lo más claro posible aquello que se necesita y cual es el objeto descriptivo del propio correo electrónico.
  • Para temas que se necesita una explicación de más de tres líneas: llamada telefónica o audio (los que tengan WhatsApp / iMessage)
  • Si un email pasa de una cadena de cuatro correos y no se encuentra la solución. Opta por llamada rápida entre todas las partes implicadas.
  • Prohibido enviar correos sin una “llamada a la acción” clara.
  • Restringir el envío de correos que contengan lo siguiente: “imposible” / “no puedo” / “no tengo ni idea” / “No” / “no llego” / “no estaré” / …. En lugar de cualquiera de esas limitaciones, enviar propuesta positiva que acabe en algo práctico y la otra parte pueda utilizar. Ejemplo: “¿Reunión el jueves a las 19h?” – respuesta: “imposible…”. Error. La respuesta sería algo así como: “esa hora está comprometida, aquí las tres / cuatro opciones en las que si podría. De no encajar ninguna, propón tú y lo adaptaré.”

Dominar el email es más que posible. solo necesitas cinco correos para cada uno de los proyectos, iniciativas o clientes con los que trabajas.

Atribución: Joseph Hunkins.

Ene
23

Cómo mejorar el uso del email

By Isra Garcia  //  Comunicación, Marketing  //  No Comments

¿Mejorar tu envío de emails? ¿Más respuesta? ¿Necesitas más impacto en tu email marketing? ¿Más tiempo? ¿Mejores resultados?

mejorar el uso del email

El uso del email

Dependiendo de tu situación de trabajo, el email ha evolucionado más allá de sus orígenes.

  • Sistema de mensajería instantánea.
  • Herramienta de reuniones no presenciales
  • Sistema para no dar la cara.
  • Base de datos e información.
  • Lista de tareas.
  • Red social privada.
  • Herramienta de im(productividad)

¿Solo malos usos? no especialmente. Lo que sucede es que usar esta tecnología para todos estos y otros propósitos, desmantela la habilidad que posee el email para ser efectivos y obtener resultados y respuestas.

Estas son algunas prácticas que mejorarán el uso del emailing.

La acción en el asunto

Coloca la acción (una acción solo) en e asunto. Ejemplos:

  • Propuesta de negocio sobre ____________
  • ¿Comemos / cenamos ________ a las ____________ en _______?
  • Sí o no: ________
  • 2 minutos para leer: ______ (y el tema principal, en cuatro palabras)
  • Necesito tu decisión / respuesta en ___________
  • Quiero que aportes _________________ a cambio de _____________

Este cuenta como hay acción en cada ejemplo. Ahora ve a tu bandeja de entrada y dale un vistazo a los emails que hay, mira los asuntos de lo que recibes y lo que envías. Te darás cuenta de que no lo estamos haciendo de forma apropiada.

Pide al principio, no al final

¿Qué es aquello más importante por lo que has decidido enviar el email? Máximo tres cosas, aunque mejor que sea una. Bien, colócalo al principio del email. El emailing no está hecho para el storytelling, está hecho para acción / reacción / resultado / ya / sin perder tiempo / por favor.

Puedes usar este formato:

Asunto: ¿Participarías en esta conferencia / proyecto?

Cuerpo: Hola __________

Te escribo porque nos gustaría que dieras una conferencia / proyecto en nuestro evento ________________ del ___________ en __________. Podríamos pagar hasta un máximo de __________ €, además de incluir desplazamientos, alojamientos y dietas. Si estás interesado, por favor, responde “SÍ”, y contacta con nosotros de vuelta. Empezaremos de inmediato. Si quieres conocer más, abajo del todo hay varios enlaces que podrán darte más información:

Contexto: bla, bla bla…

Recordatorio

Hay formas adecuadas y formas inadecuadas de recordar a alguien que responda. Esta es una de las formas más inadecuadas: “Email seguido por un email / tweet inmediato de seguimiento”.

No hagas email de seguimiento a menos que la otra parte te lo pida. Los emails “no leídos” y los indicadores que les acompañan, están por alguna razón.

Otra cosa diferente que pasados entre dos y cuatro días, decidas enviar el recordatorio. Entonces es perfecto enviar un mensaje (si puede ser, mejor por otra vía) para confirmar si la personas recibió el mensaje o no. También puedes reenviar el email y decir algo así como “este mensaje es de todo menos un mensaje estresante, es más un email-aviso que dice ‘¿viste y leíste el último mensaje?’

Alguna gente se ofenderá, otra se molestará. Otros te lo agradecerán.

Cómo obtener atención

Esta es la forma de evitar recordatorios

  • Da más de lo que pides.
  • Escribe emails de menos de 100 palabras.
  • Sé la persona que conduce negocios. No recomendaciones, presentaciones. Tratos.
  • Responde siempre que otros te envíen emails
  • Incluye al menos un detalle humano. Una mención sobre algo personal que demuestre que de forma genuina estás interesado en la persona.

Consideraciones

  • No te molestes a enviar tres veces el mismo email a alguien, te diría que hasta incluso dos.
  • Si alguien no responde a tu email: está demasiado ocupada, no está interesado o no eres su prioridad, o pasa de ti.
  • Es mejor enviar un email y pensar “no responderá” que no enviarlo.

Photo credit:mattwi1sOn.

Jun
17

Cómo conseguir una mejor y más rápida respuesta a los emails

By Isra Garcia  //  Equipar, Productividad  //  2 Comments

como hacer que tus emails sean respondidosHe escrito antes sobre algo parecido, en Ultraproductividad desarrollo ampliamente esta temática, pero tengo algo más que decir, algo nuevo. Seguro que más de una vez te has encontrado a ti mismo/a en tu oficina (o despacho en casa) un sábado o domingo respondiendo a decenas ¿cientos? de emails de personas interesantes con cosas interesantes que tienen que ver contigo y con tu negocio. Cada uno de esos emails importa mucho, aún así no quedan tantas horas al día. Aquí es donde estás. Todos tenemos demasiados mensajes, compromisos, marcas, personas luchando por nuestro tiempo.

4 trucos para que tus emails sean respondidos ya

He estado trabajando durante algún tiempo que es aquello que me hace responder a un email más rápido, mejor y de manera consciente que cualquier otro email. Esto es lo que he concluido.

1. Interfaz de usuario importa: las personas que me contactan por email con listas numeradas (o viñetas) obtienen una respuesta mejor y más rápida, porque sabes lo que quieren, y eso es sucinto.

2. Email de uso singular: las personas que utilizan un email para manifestar una única necesidad, tratar un único tema, alcanzar un único objetivo, obtener la respuesta a una única pregunta, obtienen respuestas más eficientes y rápidas, porque puedes manejarlo sin dolores de cabeza.

3. Practicar la empatía: las personas que reenvían emails pero no te hacen sentir culpable suben a la cima de las prioridades en respuesta y cordialidad porque de una manera u otra te sientes culpable, entonces respondes lo antes posible. Con esto no quiero incitarte a que colapses las bandejas de entrada de email de sea quien sea la persona a la que te diriges, pero es cierto.

4. Directo y obvio: las personas que envían peticiones vagas, confusas, filosóficas y etéreas no obtienen respuestas en absoluto. No es probable de que nos molestemos en adivinar que es lo que podrías necesitar o querer de nosotros. Se llevan nuestro tiempo aquellas otras personas que envían algo muy obvio y directo sobre lo que quieren.

Lo demás

Aquello que veo de manera más frecuente son email donde las personas quieren sumar y buscan algo específico, quieren ayudar (en la mayoría de ocasiones no saben cómo, no obstante). “Si puedo ayudarte de alguna manera, por favor dímelo”, “quizá necesites de mis servicios algún día, avísame”, “Creo que podríamos empezar una colaboración profesional entre las dos partes”. Esta es la verdad detrás de estos mitos decadentes; nunca deberías responder a estos emails, mensajes o peticiones. ¿los responde alguien? Porque normalmente cuando alguien busca ayuda, es cuando está lista o listo para recibir algo de vuelta por su petición. Las ofertas generales demuestran un sentimiento muy positivo, pero no muestran ningún retorno amable, si eso tiene sentido.

Así que si quieres que tus emails sean respondidos, lo que hay arriba podría ayudar.

¿Tienes algún truco o recomendación que quisieras añadir en los comentarios?

Extra: si te debo una respuesta en algún email o mensaje, lee de nuevo todo lo de arriba y permíteme saber si has seguido el proceso.

Photo credit: Dennis Skley.

May
21

Mis trucos para dominar el email por completo

By Isra Garcia  //  Productividad  //  4 Comments

trucos para dominar el emailEn la batalla diaria de ganar el pulso al email, la herramienta más utilizada en la historia de Internet, durante este último año he desarrollado algunas prácticas y trucos que me han ayudado a no mantener el ritmo, sino a dominar el email y sacar la parte rentable de usarlo, tanto en el envío como en la recepción.

Cómo hacer que tus emails sean leídos y respondidos es clave. También lo es no acabar sobrecogido por todo lo que entra en tu bandeja, ni lo que tiene que salir cada día. Hacer todo esto sin meter la pata, perder los nervios, siendo productivo y cumpliendo tus propósitos o tareas fuera de este gigante, es vital para conseguir que tu trabajo destaque.

Cómo dominar el email

1. Importante también es simple y corto: pensamos que los correos importantes necesitan ser siempre respondidos con un gran texto, todo lo contrario. La mayoría de los correos que recibes, pueden ser respondidos con una sola frase, incluso con dos palabras. Agenda, confirmaciones, propuestas, colaboraciones, entrevistas, contrataciones o aprobaciones, nunca inviertas más de una frase en ello. Tu correo no es más importante por el número de palabras, sino por la síntesis que seas capaz de realizar.

2. Importante, extenso e intenso significa contacto directo: si el punto anterior se vuelve complejo, más denso o con una cifra de ceros realmente elevada, o algo personal, o un asunto humano. Utiliza el email únicamente para obtener la manera de contactar con la otra parte de la manera más inmediata y resonante. Llamada de teléfono, skype, Hangout o cara a cara, no hay mejor manera de despejar la incógnita aquí.

3. La regla de la cadena de los tres emails: cuando un email en cadena se extienda por más de tres respuestas por una misma parte implicada, corta y organiza una llamada, reunión o conference call. En mi caso, antes la regla estaba extendida a cinco correos, ahora a tres, cuanto más la acorto, más efectivo y limpio se vuelve el tema a tratar.

4. Hazlo personal: individualiza tus emails, sea quien sea el remitente. Esto lo he practicado en redes sociales con anterioridad, de ahí extrapolé a emails, nombre y apellidos, además de incluir algún detalle que se pueda reconocer como un correo humano, algo que aprendí de esa persona, qué recuerdo de la última vez que nos vimos o qué me ha llamado la atención sobre ella en su blog, sitio web o plataformas sociales. Realizamos una campaña para Stand OUT Program 2015 utilizando esta estrategia, el resultado de interesados que han conectado, ha sido de más del 55% del total de las personas contactadas.

Nunca envíes emails desde una máquina, hazlo tú o alguien de tu equipo.

5. Acción, acción, acción y acción: ¿qué es lo que necesitas cuando envías un correo o lo recibes? Tener clara la acción que otros deben tomar o conocer lo que tú debes hacer.

Pregúntate: ¿cuál es la única cosa que necesita ser hecha con el email que envías? ¿Cuál es la acción, el resultado? Una acción, un resultado.

Si a la respuesta dices vender y tratas de hacerlo, considérate spam. Si eres esa clase de persona o negocio, deja de malgastar el tiempo y la atención de otras personas. Sólo envío emails cuando tengo algo útil, importante y valioso que decir, tanto newsletters, email marketing o emails de trabajo, o personales. No envíes emails cuando únicamente necesites algo de otra gente (o tus lectores).

El trabajo de todo el mundo es el trabajo de nadie. Si no buscas una acción concreta en otras personas, no hay avance alguno.

6. 3 golpes iniciales: las tres primeras líneas:

1. El asunto: simple, sencillo y directo. Muestra lo que van a encontrar: “5 acciones para el plan de expansión de Engage Worldwide”.

2. Primera línea (línea de ataque): aquí es hasta donde la mayoría lee. Si el mensaje es corto, sin demasiada cortesía, ego y rollo innecesario como “me encanta tu blog”, “he visto todas tus conferencias”, “tu producto es supremo”, es posible que captes la atención de quien lo lee.

3. Última línea (golpe final): el conductor debe ser la claridad, seguida de la acción. Una pregunta con la acción a tomar es lo necesario.

7. Practica lo práctico: el email debería responder muy brevemente estas preguntas:

  • ¿Por qué debería importarme?
  • ¿Cómo me ayuda a progresar?
  • ¿Hará este correo mi vida mejor?
  • ¿Cómo tomaré la acción que deseas?

Aquí deberías incluir:

  • Incentivos (motivación)
  • Requerimientos.
  • Fecha límite.
  • Dinero (si se puede)

Las llamadas a la acción sirven para todo, no sólo para emails promocionales.

8. Plantillas: define que tipo de emails envías regularmente, categorízalos, ordénalos y guárdalos en una carpeta en tu evernote que diga “plantillas”, si son ventas, nuevas oportunidades de negocio, contacto para guest blogging, petición para entrevista u otras cuestiones. Utiliza esas plantillas reajustando la empresa, el destinatario y el detalle individual humano a incluir, empezando y acabando con algo personal sobre esa interacción. No automatices, sé eficiente permaneciendo humano. En mi caso tengo alrededor de 400 plantillas y facilitan mucho la tarea de dominar a tu email.

9. No necesitas responder a cada email: sigue esta fórmula; si es obvio no necesita ser respondido. Otra fórmula diferente: si la respuesta es no y la otra persona sabe que el resultado va a ser no, ¿necesitas responderle?

10. No: no respondo a emails con negaciones solo cuando es gente cercana a mí. Cuando no es ese el caso, siempre me apresuro a cortar el email cuando la respuesta es no, es un punto de no retorno. Espera, dos cosas, primero, no necesitas decir lo siento. Segundo, tampoco dar explicaciones.

11. Cortafuegos: cuando un email te incomode, dilo (elegantemente), que puedan contactar contigo no significa que deban hacerlo.

12. La prueba del minuto: entra, haz el trabajo y sal. Hoy, un email no tiene oportunidad de conectar si leerlo te toma más de un minuto.

Utiliza frases cortas. Párrafos cortos. Preguntas cortas. Algo de humor, ingenio y algo de insolencia, siempre dejando algo que pueda dejar latente tu esencia, un gesto, una acción, un recuerdo. Es mi fórmula, a mí me funciona.

Email: pasa página de una vez

Mi objetivo ahora ya no está en no ser dominado por el email, ya no me preocupa, ahora quiero sacarle más rendimiento para mi negocio mientras trabajo menos horas y con menos herramientas que no producen tanto rendimiento (por lo menos para mí), como el email. Esto aplica tanto en transacciones de emails de trabajo y negocios, como en email marketing. Esto y más trataremos en SOP.

La batalla perdida con el email podría ser solo un mito, para unos pocos. ¿En qué lado caes?

Photo credit: lessdoing.

Ene
25

Cómo Integrar Social Media en el Email

By Isra Garcia  //  Social Media, Táctica  //  4 Comments

Isra GarcíaHay algo por lo que siempre vivirás y morirás y seguirá sin cambiar – al menos en algún tiempo – la base de datos. Una herramienta imprescindible para lograr crear base de datos es el email. Ahora, gracias a la Web Social, podemos multiplicar su efecto y lograr más por un poco más. No pierdas la oportunidad de integrar social media en tu email.

Cómo Integrar Social Media en el email

Go Social

Incluye botones social media en la newsletter. Si envías newsletters que incluyen diferentes artículos, asegúrate que incluye links que permiten a los suscriptores acceder directamente a los artículos relacionados. Para cada artículo/post, deberíamos también incluir botones sociales de compartir incluyendo los botones de las plataformas sociales más afines a nuestro producto/empresa, Facebook, LinkedIn, Twitter, etc. Esto permitirá a los lectores o suscriptores, publicar el contenido en sus plataformas sociales.

Call to Action Rocks

Anima a la gente a compartir. En algunas ocasiones, la gente pasa por alto los botones de compartir e incluso de leer el contenido de la newsletter. Tanto si eres un blogger como si eres un marketer, podrías necesitar recordar a tus suscriptores que estas opciones existen. Hay muchas maneras de incitar a los lectores a compartir y leer. Una de las llamas a  la acción más comunes es invitar a los lectores a reenviar el email. Pero para esto debe haber alguna motivación detrás de ello ¿oferta? ¿concurso? ¿recompensa? Otro usan un lenguaje más descriptivo o el humor para llamar la atención del lector y que este reacción y pase a la acción. Quizás necesites usar otro email a parte del primero, simplemente para empujar a la gente a compartir el contenido o seguir tu marca en los diferentes sitio de la Web Social. Otra opción es proporcionar alguna forma de incentivo para que tu comunidad comparta el contenido, realiza una campaña temporal donde presentes tus nuevos productos y los des a probar gratis – además te servirá de feedback.

1 Suscriptor – 1 Lead

Incita a tus followers a suscribirse a tu newsletter: connecta tus fans, seguidores o lectores del blog con tu newsletter. Puedes diseñar un formulario de suscripción en Facebook, una sección o plugin en tu blog o una landing page aparte para saber si vienen de Twitter o LinkedIn, también puedes incluso promocionar la newsletter en tu timeline o blog. Otra manera podría ser incluir un link al formulario de suscripción.

¿Qué otras maneras conoces o se te ocurren de integrar social media en tu email?

Photo credit: tamaleaver.

Ago
3

Cómo Crear Campañas Email Marketing B2B que Rockeen

By Isra Garcia  //  Marketing, New Media, Online, Táctica  //  2 Comments

Series “Actionable posts” –

Creo que es muy importante trabajar continuamente campañas de email marketing progresivas y por supuesto efectivas, campañas que sean rockeras! Estos pasos que enumero a continuación podrían ayudarte a reinventar tus campañas.

1. Remarketing

Uno de los aspectos más deseados en el mundo del mundo email B2B es mejorar las métricas y cribarlas para poder hacer campañas email con el objetivo de seguimiento de ventas o remarketing. Los clientes podrían ver mucho ROI debido a aplicar la inteligencia básica que las métricas del email marketing ofrecen y quizás usarlas para hacer más estratégica una campaña personalizada para reunir nuevos ingresos.

2. Optimiza

Usa el email marketing no sólo para hacer dinero, sino para ahorrarlo. Todos sabemos que el email es una fuente de ingresos – tanto en el mundo B2C como en B2B. Muchas empresas B2B se han dado cuenta de que el email marketing también reduce los costes en otras áreas, haciendo su utilización incluso más efectiva. Implementar un programa email marketing, no para vender, sino para prevenir llamadas costosas en un call center podría ser un ejemplo. El programa de email marketing podría ahorrar mucho dinero.

A menudo, estos ahorros potenciales no son comunicados a otros grupos que podrían mejorar el proceso. Lo cual me lleva a pensar…

3. Crea Conversiones y Facilita su Consecución

En el mundo B2B, deberías asegurarte que puedes realizar cada conversión que aparece. Así que el trabajo del email marketing es llamar la atención del subscriptor y entonces llevarlo a través del túnel de ventas, el siguiente paso es tener lista la plataforma de conversión (no hace falta mencionar estar atentos de cualquier campaña) y poder cerrarla – la conversión.

El otro día hablando con un amigo, me di cuenta de que el había incrementado través del email las oportunidades de venta (leads) e ingresos, ajustando el tempo de su campaña de email marketing para que sus representantes comerciales tuvieran el tiempo adecuado de responder.

4. La Lista Importa – y Mucho

Frecuentemente, esto engaña. Demasiadas veces los B2B marketers caemos en una trampa. Compramos datos erróneos o perdemos el tiempo cazando perfiles online para añadir a nuestra base de datos, eso en lugar de conseguir leads de permiso. Ahora no voy a entrar en esa discusión, es otra historia, la calidad de la información del subscriptor es la correlación más importante hacia el éxito… Así que trabaja en capturar información relevante y exacta versus pescar en una pila de oportunidades de venta donde tus clientes potenciales no saben sobre ti o no les importas, tampoco tu empresa.

Los profesionales del marketing deberíamos prestar más atención al email marketing – un buen amigo nunca se cansa de recordármelo – de manera que usando B2B email marketing generaremos más leads y más conversiones, por lo tanto podrás ser más brillante – no es suficiente con sólo obtener la atención de otros profesionales, hay que trabajar en crear un camino.

Photo credit: veeders mailbox.

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