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Abr
27

Cómo crear un timeline para liderar y ejecutar cualquier proyecto

By Isra Garcia  //  Liderazgo, Productividad  //  No Comments

Una de mis principales responsabilidades profesionales en estos últimos meses es liderar proyectos, es ejecutar proyectos.

Una de las técnicas que mejor funciona es crear una línea del tiempo donde podamos visualizar el propio proyecto, y todas las variables que intervienen.

Timeline de ejecución para liderar proyectos

timeline liderar proyectos ejecutar proyectos

Lo que debería incluir el timeline es:

  1. Calendario día por día, desde que empiece hasta que acabe el proyecto.
  2. Contar a través de hitos y sub-hitos qué es lo que está pasando cada día.
  3. En eso que está pasando, explicar qué es y quién se responsabiliza de ello.
  4. Diferencias entre acción puntual y campaña de acciones: adwords, influencer marketing, social media marketing, etc.
  5. Fechas límite de comienzo y finalización de la acción y campaña.
  6. Responsables: sería de quién dependería esa acción. Ejemplo: si es vídeo marketing, primero necesitamos hacer desde dirección de marketing un briefing (5 días antes), lograr aprobación (un día) y que el equipo de vídeo se ponga a trabajar (6 días). Aquí se deben asignar, de cada parte (y decir qué rol cumple cada uno de ellos. Por ejemplo, ___________ se encarga de diseñar la estrategia de influencer marketing (que lleva X días), pero _______ se encarga de la parte operativa que consta de (nombrar las acciones) y debe durar X días, realizando los días, X, X, X y X dichas acciones.
  7. “Condicional”: qué necesita pasar para que la tarea se cumpla con éxito, si cualquier responsable no cumplen en el tiempo y la tarea. Esta acción podría perjudicar al desarrollo de las siguientes.
  8. Limitaciones: las cosas que podrían salir mal (una idea). Por ejemplo temas de no poder implantar algo, o no poder hacer una acción porque podría estar prohibida por las normas de publicación en el medio.

Con esto lo tienes, no es fácil, pero en tenerlo y junto a la coordinación diaria. Llevarías el proyecto y tu trabajo al siguiente nivel.

Atribución imagen: Luigi Mengato.

Abr
8

18 observaciones sobre la excelencia en el desarrollo de proyectos colaborativos

By Isra Garcia  //  Alto rendimiento, Liderazgo  //  No Comments

Llevo un mes trabajando en cinco proyectos a la vez con alrededor de 17 personas entre los cinco. Además acabando de escribir un libro junto a otros cuatro compañeros, y profundizando en dos negocios lo cuales no dominamos con otras cuatro personas. Como consecuencia, esto es lo que he observado sobre la excelencia de hacer el trabajo que marca la diferencia:

Sobre la excelencia del trabajo en equipo…

  1. Necesitas marketing tanto como necesitas humanidad.
  2. Cuando las personas trabajan con personas brillantes, la excelencia se contagia.
  3. No necesitas más tiempo para reuniones, necesitas saber quién hace qué, cuándo, por qué y cómo.
  4. Las nuevas ideas deben caer en un documento que se llame “nuevas” ideas y se revise una vez al mes.
  5. No por ser el gerente de una empresa significa que sepas cómo liderar un proyecto.
  6. Hay algo más necesario que más personas para marketing, más personal para extraer lo mejor de cada persona.
  7. No hay porque seguir a personas que sean cuál es su posición y cuales son las fechas límites de entrega de trabajos.
  8. Es mejor ver un pequeño “entregable” por semana, que un gran “entregable” cada tres meses.
  9. Las personas estamos acostumbradas a que alguien nos diga qué es lo que debemos hacer y cómo. Cuando ese alguien no aparece, nos desatamos y lideramos. Sin remedio.
  10. No importa que pienses que puedes hacer o no, puedes hacer mucho más y mejor.
  11. El primer paso hacia un gran feedback es dejar a un lado tus sesgos y tu ego.
  12. No puedes hacer todo en un día de un solo proyecto, pero si puedes hacer un poco cada día de cada proyecto. Eso te da una sensación de progreso enormemente mayor.
  13. Si bajas los brazos demasiado pronto, estás perdido, si lo haces demasiado tarde, también, encontrar el punto de equilibro en el que decir “basta por hoy” es una habilidad que muy pocos dominan.
  14. Las jornadas de trabajo no son para hablar, son para trabajar.
  15. Cualquier persona que incumpla su compromiso debería ser sacada del proyecto. Incluso sin segundas oportunidades.
  16. Confiar en alguien es darle el timón de la nave sin preocupación alguna.
  17. La gente que no es honesta no se muestra vulnerable por el miedo a ser rechazada.
  18. No se necesita un gran plan para dentro de unos meses, se necesita un plan paso a paso que puedas poner en práctica mañana.

sobre la excelencia de liderar proyectos

El desarrollo de proyectos y el liderazgo del mismo, sea cual sea, tiene que ver más con observar y aprender a ver lo invisible, que con estar dando órdenes. Ahí empieza lo que importa sobre la excelencia, en darte cuenta de lo que otros viven, sienten y necesitan de ti.

Mar
22

Cómo acabar lo que empiezas

By Isra Garcia  //  Equipar, Habilidades, Productividad  //  7 Comments

proyecto o negocioToda aquella persona que alguna vez a empezado un proyecto o negocio, conoce el sabor que deja no acabar algo. La mayoría somos buenos en completar todas casi todas las tareas y responsabilidades, pero pocos las acabamos todas a tiempo, igual que como pocos tienen cero correos en su buzón de email en todas las cuentas (esto último merece una explicación a parte en otro post.)

En el camino hacia la Ultraproductividad, pregunté a personas que es tener éxito, el 75% respondieron que en el año pasado dejaron un buen número de proyectos sin acabar.

 

5 maneras de acabar tu proyecto o negocio

Si eres una de esas personas que ha iniciado algún proyecto o negocio y tu lista de tareas o compromisos incompletos se alarga cada día más, estos cinco tips podrían ayudarte a darle la vuelta a la situación.

1. Stop a comprometerte. Usa el “no”: cuidado con lo que empiezas. Pensamos que todo es importante, que podemos llegar a todo, que o bien es una responsabilidad u oportunidad, no. No te comprometas a nada a menos que sepas que hayas invertido lo suficiente como para verlo revertido al final. De esto se trata tener un proyecto o negocio. Llevo monitorizando mi trabajo desde hace años, en ese tiempo me di cuenta sobre tareas, reuniones, responsabilidades o citas, que 70% de esos compromisos que adquiría no era prioritarios para mí, no eran importantes, en la mayoría de ocasiones eran urgencias o prioridades de otros. Ni eran oportunidades ni responsabilidades. Cuando corté esto, la Ultraproductividad comenzó a nacer, además de estar en el sitio adecuado, siempre.

2. Planifica para trabajar más de lo que hubiera imaginado: hay dos puntos en cada proyecto o negocio, iniciativa, actividad o deporte donde deberías emplear más tiempo del que nunca imaginaste: al principio y al final. En ambos extremos es donde podrás marcar la diferencia, trabajando más, no menos. O trabajando inteligentemente, pero más. ¿Por qué? Porque arrancar es lo que más cuesta y donde la mitad se quedan paralizados. Y la recta final es donde usualmente te relajas y te confías. Planifica esto antes de empezar, dedica un 20% de esfuerzos extras para el principio y final.

3. Considera imprevistos y contingencias, especialmente muchas pequeñas y alguna bastante grande: cuando entras en un camino nuevo (proyecto, negocio, formación, etc.) es fácil pensar que todo va a ir como la seda. Esta es una de las razones por las cuales no acabamos lo que empezamos. Cuando estás cerca del 5% del final, bajas la guardia, es entonces cuando pequeños y medianos problemas pueden fastidiar la fiesta. Puede sonar duro, pero es así, no dejes de empujar ni cuando bajas cuesta abajo.

4. Guarda energías y enfoca: cuando pierdes, pierdes o bien porque había algo mal hecho, porque no sabías lo que debías saber, porque no empujaste lo suficientemente fuerte o porque llegaste al final cansado. El final es importante, para terminar necesitas enfoque, tanto si fracasas como si no, concentra todas tus energías en terminar, luego ya pasarás a lo siguiente. Soy muy multi-tasking y me funciona, excepto cuando llego a la recta final de un proyecto, ahí desayuno, como y ceno ese proyecto. Ejemplo: Stand OUT Program edición Valencia, es el próximo 31 de marzo. Nuestra estrategia es dejar las otras ediciones a un lado y el último mes enfocarnos todo el equipo, todos los recursos a esa edición. Incluso candidaturas para otras ediciones las estamos dejando a un lado, 100% para no hacerlo bien, sino de manera brillante.

5. Empieza con el principio en fin: esto es algo que puedes aplicar a muchas otras cosas, a mi me sirve para objetivos, proyectos, visualizar, negocios. Antes de empezar (lo que sea) analiza:

  • Cuanto tiempo te llevará empezar y acabar.
  • Pros y contras de empezar y acabar.
  • Recursos con los que dispones ahora y cuando acabes.
  • Qué problemas podrías encontrar cuando empieces y cuando acabes.
  • Qué pasara el último día.
  • Cómo cambará esto tu estado actual: vida, finanzas, profesión, etc.

Esto te ayudará a saber si empiezas para acabar o simplemente empiezas.

Nunca olvides; “casi acabado” equivale a “casi nada”.

Photo credit: Hans Engel.

Mar
10

Cómo abordar un proyecto colaborativo

By Isra Garcia  //  Liderazgo, Negocio  //  3 Comments

como abordar proyecto colaborativoCada día encuentro más valor en un proyecto colaborativo. Te permite trabajar con gente interesante y aprender de todo eso, además de por supuesto hacer el trabajo que importa. La parte primordial de este tipo de proyectos son las personas. Cómo consigues hacer que todas ellas empujen en la misma dirección sin vacilar y  produciendo constantemente resultados positivos. La razón por la cual la mayoría de proyectos colaborativos han fallado es porque no son bien liderados (yo he fallado en esto en algunos proyectos). O porque son dirigidos por amateurs (también fallé aquí en algunos proyectos hace unos años), entonces el grupo falla al hacer su mejor trabajo.

Optimizar un proyecto colaborativo

Ignora estos fundamentos a tu propio riesgo:

1. Demasiadas personas haciendo pocas tareas va a ser insostenible. Mantén un número bajo de personas implicadas en el proyecto. Esto dependerá de la magnitud del proyecto, claro, pero la mayoría de ocasiones hay demasiadas personas involucradas sin un papel crítico.

2. No incluyas a nadie por razones políticas o de “colegueo”.

3. No busques muchos puntos de vista externos sólo porque pueden ayudarte a verlo desde diferentes perspectivas, una o dos personas máximo te ayudarán con esa tarea.

4. Evita la sobre-información y la sobre-comunicación, no todos deben estar al corriente de todo. Las personas no necesitan estar en la cocina para comer en el restaurante.

5. Por lo menos una persona, quizás aquel o aquella que más experiencia, carisma, perspicacia e ingenio tenga, debería liderar y conducir el proyecto, fijar los reportes, las fechas límite, asignar y repartir tareas y concluir los resultados.

6. Otra persona diferente al líder debería tener un punto de vista sobre cómo el líder hacer el trabajo y cómo los demás implicados en el proyecto colaboran entre sí mismos para llegar a la meta común deseada.

7. Cuando un proyecto colaborativo está ya en marcha únicamente pueden entrar nuevos colaboradores si estos pueden dar una ventaja diferencial al proyecto y alterar positivamente el resultado.

8. Acuerda la estructura de trabajo para cumplir el objetivo antes de empezar.

9. Confía en esa estructura hasta el final y recompénsala cuando todo acabe.

Photo credit: Jennifer Leonard.

Ene
15

Cómo trabajar con terceras personas correctamente

cómo trabajar con terceras partesFrecuentemente tratamos con terceras personas, es algo común y corriente, algo que sucede en todo tipo de industrias y profesiones. Asistentes, contables, agentes, comerciales, asesores, abogados, directores de área, becarios y un largo etcétera.

El objetivo detrás de todo esto es o bien delegar responsabilidades o dirigir la petición, persona o situación hacia el lugar adecuado. Algo que sucede muy comúnmente es que también se utiliza para negociar, desviar trabajo o peticiones que pudieran no ser demasiado importantes o simplemente colocar un corta-fuegos entre una persona y otra, por los diferentes motivos que sea, productividad, atención y acceso, jerarquía o políticas de comunicación.

Sin embargo, hay que prestar más atención a cómo usas a las terceras personas en tu puesto de trabajo, tu negocio o tu área empresarial, porque en ocasiones podrían perjudicar más que ser una ventaja.

Trabaja eficientemente con terceras personas

Esta podría ser una manera de hacerlo correctamente:

1. Siempre deja claro antes de cualquier gestión, que hay determinadas personas responsables de las las áreas que afectan la gestión que estás realizando y que ellas mismas serán las que se encargarán de liderar el asunto.

2. Si alguien es el responsable por ejemplo de la gestión de eventos o de las nuevas oportunidades de negocios, tú, aunque incluso seas el director de la agencia o el gerente del negocio, deberías dejar que los especialistas hagan su trabajo y no interceder en el. Si están ahí es por alguna razón.

3. Asegúrate de que cualquiera de esas terceras personas que entran en la gestión del trabajo, la elaboración de la propuesta, determinación de plazos de entrega o el bloqueo de fechas, sabe lo suficiente sobre la otra parte y lo que hasta el momento tú has consensuado con ella.

4. La comunicación es vital entre tú y la tercera parte, de lo contrario puede llevar a malentendidos, mala imagen o incluso a situaciones lamentables donde todo se arruine.

5. Valorar si realmente merece la pena o es necesario desviar o derivar la gestión, negociación o coordinación hacia esa tercera parte. En ocasiones hay que tener en cuenta la amistad, relación o delicadeza del asunto, ya que podría llegar a ser una falta de educación o interpretada como tal por la otra parte. Aquí entra en juego mucho la empatía, el afecto y sutileza que seas capaz de mostrar.

6. Como resultado del punto anterior, la habilidad de ponerte en el lugar de la otra persona y pensar en cómo lograr una transición no agresiva es otra de las claves. Pregúntate cual es la confianza entre tú y esa persona y luego si eso podría entorpecer la gestión de la tercera persona.

7. Cuando la tercera parte actúa, el tono y el mensaje debe ser ajustado al receptor, igual que el contenido, no hace falta decir que la coherencia entre tú mensaje y el suyo debe ser casi exacta. El mensaje debería ser un poco mas elaborado, gentil y emocionalmente inteligente, esto supondrá un plus para cualquiera que sea el trámite, gestión o tema.

8. La tercera parte debería mantenerte informado regularmente de como se desarrollan los acontecimientos, si todo funciona adecuadamente no será necesario que intercedas, excepto para cuando el negocio se cierre, el producto se haya enviado o cuando haya alguna pregunta específicamente para ti, es recomendable que tú esté al frente de los agradecimientos. Si las cosas se tuercen y surgen complicaciones en las conversaciones (sean del tipo que sean), intercede.

9. Precaución al utilizar esta tercera persona para apretar demasiado, reclamar insistentemente pagos o actuar con contundencia desmesurada. Una tercera persona es una herramienta que potencia, no un palo con el que golpear duramente en la cabeza.

Un gran activo

Trabajar con terceras personas, hacerlo eficientemente y utilizar este activo correctamente, es definitivamente una habilidad núcleo en la nueva economía, un arte que te hace sobresalir a ti y a otros. Una gran estrategia si es llevada a cabo adecuadamente. En mi caso, he creado ese núcleo con Nando, Saray y Lola, y a todos nos funciona bastante bien.

Photo credit: blog de plumas de caballo.

Oct
9

Haz equipo, sé equipo

By Isra Garcia  //  Equipar, Liderazgo  //  4 Comments

En un equipo de trabajo, ya sea dentro de una organización, amigos que trabajan en un proyecto crowdfunding o en un deporte, irremediablemente hay dos tipos de personas, gente que colabora y gente que no, unas que trabajan más y otras que trabajan menos. Es ok, siempre pasa, en todo.

equipo burning man

Sin embargo, esa no es la verdadera desconexión. Aquí está la clave:

  • No todo el mundo está tan “enchufado” como y no puedes pretender que todos los estén, a menos que se comparta la misma motivación, eso es complicado.
  • Todos tenemos prioridades, entiendo que los que más trabajan son los que más alineados están con la causa.
  • Siguiendo el punto de arriba, unos tirarán más que otros. Siempre pasa.
  • Suelen haber personas que tienen un ritmo diferente de trabajo, pero eso no quiere decir que trabajen menos o peor.
  • Quizás hay personas que no están cómodas haciendo lo que hacen, pero no lo expresan. Entonces, hacen el trabajo por compromiso.
  • Es posible que haya personas que estén desalentadas por alguna razón.
  • La visión de las cosas de cada uno es diferente y en ocasiones incluso contrapuesta. Eso está más que claro, lo que no sé es si se llega a comprender todos por igual.

¿Qué sucede cuando no se toman en cuenta las perspectivas arriba mencionadas? Fallamos miserablemente como equipo, el espíritu de unidad desaparece y pasamos a librar una batalla interna con quien son nuestros más grandes aliados:

  • Hay una mayor frustración.
  • Se crea un malestar.
  • La gente se desvincula totalmente.
  • Todo se rompe, los valores se desmantelan.
  • El compañerismo se corrompe.
  • La sensación de integridad desaparece.

Esto es lo que suele suceder. A mi me ha pasado, he estado ahí, por un lado he sido el causante de situaciones similares y por otro, he sido afectado por el efecto devastador que esto causa. Es decir, lo he vivido en las dos partes. Más preocupante aún, a partir de aquí la cosa se agrava y la idea, negocio, competición o lo que sea se va por la borda, la ilusión se pierde, la energía positiva se va corriendo y adiós a cualquier proyecto significativo en equipo. Justamente lo contrario a lo que debería pasar.

Salva a tu equipo

Si tienes algún problema de este tipo, primero háblalo abiertamente, si no funciona no arremetas contra tu equipo, compártelo primero con personas externas que puedan aportar un punto de vista fresco. Nunca recrimines a nadie del equipo en público – menos si son los más débiles – hazlo uno a uno, y nunca atacando, sino preguntando:

  • ¿Cómo te puedo ayudar a que tu tarea esté completa?
  • ¿O cuál es la razón por la cual no participas / no te veo integrado / apasionado / ilusionado?
  • ¿Qué he hecho que haya podido romper tu compromiso?

Empatía es la habilidad más excepcional cuando se trata de trabajar en equipo.

Deja de rechistar y empuja hacia delante

O cuando esto no funcione, o no estés hechos de la pasta que se necesita para liderar democráticamente. Buscas el problema y sea lo que sea, te lo cargas a los hombros y lo sacas adelante. Si tienes el atrevimiento de criticar o mostrar tu malestar con otros en público, bueno, aduéñate de tener lo que hay que tener para tu mismo eso que necesita ser hecho, siempre adelante.

No siempre he estado rodeado de gente increíble y fantástica que me han convertido en Ultraman. Cuando la magia no estaba a mi lado, salí ahí fuera y la cree, como fuera, pero lo hice y luego no apunté a nadie con el dedo ni dije, no me habéis ayudado a sacar esto adelante, compartí el éxito y continué ayudándolos, no rencor, no desprecios. Simplemente debes hacer lo que mejor sabes hacer, cambiar el resultado. Asume que vas a tener que hacerlo y luego ve y hazlo

Sé contundente

Permite que cero personas creen ese malestar que rompe los equipos. Sé tajante, saca a esa(s) persona(s) del proyecto, si es necesario paraliza el proyecto (equipo o iniciativa)  y empieza otro nuevo. Antes de que cualquiera se cargue esa magia que posee un equipo que se respeta y se apoya, cárgatela tu mismo.

Puedes marcharte, es ok

Comprende y apoya a las personas que no se sientan alineadas con cualquiera de los proyectos, nadie será juzgado (faltaría más). Hazles sentir que tendrán todo el respeto, cariño y admiración que poseen los demás, todos somos personas. Nadie tiene la obligación de seguir o de abandonar. Eso sí, déjalo claro para no jugar con la ilusión del resto.

Un equipo se hace, sí, pero también se es.

Photo credit: Chema Solís.

Sep
1

Feedback no significa reafirmación

feedback no es reafirmacionHay una gran diferencia entre pedir feedback, buscar reafirmación y necesitar permiso. Ya lo has sentido antes, tu intuición te alarma cuando te has pasado al permiso.

Pides feedback, lo obtienes, trabajas en ello, mejoras, e incrementas considerablemente la probabilidad de obtener un resultado más potente que antes de obtenerlo. Brillante, eso es maravilloso.

Haces todo lo de arriba y vuelves a pedir feedback. Disculpa, pero eso ya no es retro-alimentación, a eso se le llama reafirmación.

Después de la reafirmación, el discernimiento aumenta y la confusión e inseguridad se apodera de ti. Ya no buscas un feedback, lo que realmente estás haciendo es tratar de escuchar una voz, leer un email, recibir una llamada o una palmada en la espalda que te diga que vas por buen camino, no fallarás, estás a salvo. Entonces, respiras tranquilo, si algo sale mal la culpa será de esa persona que te concedió el permiso.

Eso es lo que desearías, pero no es lo que sucederá. El resultado recaerá sobre ti, no habrá nadie a quien culpar y no siquiera habrás elegido que hacer, te habrás vendido a la reafirmación y al permiso, sin haber visto ni siquiera un cheque falso.

La alternativa, ser la persona que ignora el sistema y perpetua la irreverencia. Golpea y comprueba que sucede, o será al contrario y no te va a gustar.

Photo credit: El Duderino.


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